1、首先确定业主单位消防存在的问题，如堵塞疏散通道，堵塞消火栓箱，场所内装修不符合消防规范等等。

2、其次发现问题后，则把具体的问题描述清除，业主单位违反了哪些消防规范，针对违反消防规范会引起哪些消防安全问题。

3、再次就是发出具体的整改时间，以及不整改会有哪些强制性整改措施（如报警等，注意：物业无法行使行政处罚）。

4、最后把函件一式2份加盖公章，找到业主单位相关负责人签收（注意：一定是本人签字才有效），复印件张贴到业主单位进口大门。物业留一份原件存档。